Mit Veröffentlichung der aktualisierten Orientierungshilfe von BaFin und FIU Ende November 2025 rücken die Anforderungen an Unverzüglichkeit und Vollständigkeit von Verdachtsmeldungen nach dem Geldwäschegesetz (GwG) erneut in den Fokus. Für Rechtsabteilungen, Geldwäschebeauftragte und Finanzdienstleister bringt das Dokument erstmals klare und praxisnahe Hinweise, wie in Verdachtsfällen zu handeln ist – und welche Fehler unbedingt vermieden werden sollten. Besonders praxisrelevant: Die Orientierungshilfe enthält eine Vielzahl konkreter Fallbeispiele aus unterschiedlichen Sektoren, die eine bessere Einordnung typischer Meldesituationen ermöglichen.
Inhaltsverzeichnis
Eine weitere wesentliche Änderung betrifft die Konkretisierung hinsichtlich der Unverzüglichkeit der Verdachtsmeldung: BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) und FIU (Financial Intelligence Unit (FIU)) erfordern bei Vorliegen von Tatsachen, die auf die in § 43 Abs. 1 GwG genannten Sachverhalte hindeuten und eine für die FIU nachvollziehbare, aus sich heraus verständliche Verdachtsmeldung ermöglichen, dass die Meldung grundsätzlich am selben, spätestens am nächsten Werktag zu erfolgen muss. Damit wird ein verbindliches Zeitfenster festgelegt – ein Umstand, der für die tägliche Praxis aller Verpflichteten von zentraler Bedeutung ist.
1. Hintergrund: Die Bedeutung der Verdachtsmeldung nach § 43 GwG
Die Verdachtsmeldung ist eins der zentralen Instrumente im Kampf gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Nach § 43 Abs. 1 GwG sind alle Verpflichteten nach dem GwG dazu verpflichtet, bei Vorliegen von Tatsachen, also auf einer tatsächlichen Grundlage bestehende objektive Anhaltspunkte, den Sachverhalt unverzüglich und vollständig an die FIU zu melden – unabhängig von Transaktionshöhe oder Art des Vermögenswertes. Verstöße gegen die Meldepflicht sind bußgeldbewehrt und können erhebliche aufsichtsrechtliche Folgen haben. Von besonders gravierender Auswirkung für verpflichtete Unternehmen ist dabei die regelmäßige Veröffentlichung dieser Verstöße von der BaFin auf ihrer Website.
2. Was ist „unverzüglich“? – Neue Klarstellungen der BaFin
Der Begriff „unverzüglich“ wird im deutschen Recht als „ohne schuldhaftes Zögern“ definiert (§ 121 Abs. 1 BGB). Die Orientierungshilfe betont hierzu, dass keine starren Fristen bestehen – es ist immer eine Einzelfallbetrachtung notwendig. Maßgeblich ist, dass der Verpflichtete nach Kenntniserlangung aller meldepflichtigen Tatsachen umgehend handelt und nicht erst abwartet. Sind alle notwendigen Informationen bereits vorliegend, ist die Meldung regelmäßig am selben, spätestens am nächsten Werktag einzureichen (Samstag zählt hierbei nicht als Werktag).
3. Vollständigkeit der Meldung: Was muss enthalten sein?
Eine Verdachtsmeldung gilt als vollständig, wenn alle objektiv vorliegenden Tatsachen, die für einen Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung sprechen, enthalten sind. Hierzu zählen alle verfügbaren Angaben zu beteiligten Personen, Organisationen, Konten und Transaktionen. Die Meldung muss der FIU ein klares und nachvollziehbares Bild liefern. Es genügt dabei nicht, wichtige Informationen lediglich in Anhängen bereitzustellen – die relevanten Daten müssen direkt im Meldeformular oder im XML-Schema (goAML) erfasst werden.
Die Meldepflicht wird jedoch erst dann ausgelöst, wenn nach einer Betrachtung der Gesamtumstände des Falls Tatsachen vorliegen, die auf das Vorliegen einer der in § 43 Abs. 1 S. 1 GwG genannten Sachverhalte hindeuten. Reicht es hierfür nicht, sind weitere Sachverhaltsaufklärungen für die Beurteilung erforderlich, die ebenfalls unverzüglich durchzuführen sind. Der Handlungsspielraum der Verpflichteten ist dabei auf die Hinzuziehung und Ermittlung von Informationen, die im direkten Umfeld der Geschäftsbeziehung entstanden sind und die auf Grund dieser Geschäftsbeziehung zur Verfügung stehen, beschränkt. Ein „Ausermitteln“ aller Details verlangt das Gesetz ausdrücklich nicht. Verpflichtete und deren Geldwäschebeauftragte müssen gerade keine Ermittlungshandlungen oder Gespräche mit Kunden zum Verdachtsfall durchführen. Dies obliegt allein der Aufsicht und den Strafverfolgungsbehörden, ebenso wie eine Bewertung der Glaubwürdigkeit der betroffenen Person und der Glaubhaftigkeit ihrer Angaben (OLG Frankfurt Beschluss v. 10.04.2018 – 2 Ss-Owi 1059/17). Eine Befragung der Betroffenen zur Mittelherkunft/Mittelverwendung ist nicht geboten, besonders unter dem Gesichtspunkt einer Verdunkelungsgefahr (vgl. § 47 Abs. 1 GwG), kann jedoch zur Beurteilung der Frage, ob überhaupt ein meldepflichtiger Sachverhalt gegeben ist, zweckmäßig sein.
4. Qualität der Verdachtsmeldung: Wie ist zu melden?
Ein weiter Schwerpunkt der neuen Orientierungshilfe ist die inhaltliche Qualität der Verdachtsmeldung. Die Meldung muss nicht nur zeitnah, sondern auch inhaltlich derart begründet und nachvollziehbar für die FIU sein, dass diese nach Eingang der Meldung ihre Analyse vornehmen kann – reine Behauptungen, vage Vermutungen oder Meldungen mit fehlenden Informationen und ohne überprüfbare Tatsachengrundlage reichen hierfür nicht aus. Sog. „defensive reportings“ (siehe FATF (2022), Anti-money laundering and counter-terrorist financing measures –Germany, Fourth Round Mutual Evaluation Report, FATF, Paris, S. 15), also Verdachtsmeldungen ohne positive Kenntnis und begründeter Sachlage sollen vermieden werden. Nur substanzielle und gut dokumentierte Verdachtsmeldungen tragen wirksam zur Geldwäscheprävention bei, während Meldungen „ins Blaue hinein“ Ressourcen binden und die Präventionsarbeit sogar beeinträchtigen können.
5. Typische Fehlerquellen und wie man sie vermeidet
a) Abwarten auf weitere Informationen:
Häufig wird die Verdachtsmeldung zu spät abgegeben, weil noch Detailklärungen abgewartet werden. Die Schwelle zur Meldung ist jedoch bereits bei objektiv erkennbaren Anhaltspunkten erreicht.
b) Unvollständige Meldungen:
Wer Angaben wie wirtschaftlich Berechtigte, beteiligte Dritte oder relevante Transaktionsdetails weglässt, riskiert Analyseverzögerungen und ein Bußgeld.
c) Übervorsichtiges (Defensive) Reporting:
Die BaFin warnt explizit vor defensiven („vorsichtshalber“) Meldungen ohne sachliche Grundlage. Es braucht immer objektive Anhaltspunkte; bloße Spekulationen oder systemgenerierte Alerts ohne weitere Prüfung reichen nicht aus.
6. Praktische Empfehlungen für die Umsetzung im Unternehmen
- Interne Prozesse prüfen:
Stellen Sie sicher, dass Meldewege im Unternehmen klar definiert und bekannt sind. - Schulungen durchführen:
Schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig zu den neuen Anforderungen und typischen Fehlerquellen. - Dokumentation verbessern:
Halten Sie die Entscheidungsprozesse rund um die Sachverhaltsaufklärung und Meldung chronologisch fest. - Rolle des Geldwäschebeauftragten stärken:
Frühzeitige Einbindung des Geldwäschebeauftragten in Prüf- und Meldeprozesse.
7. Fazit
Die neue Orientierungshilfe der BaFin und FIU markiert einen wichtigen Meilenstein für die Geldwäscheprävention in Deutschland. Durch die Konkretisierung zentraler Begriffe wie „Unverzüglichkeit“ und „Vollständigkeit“ und die Aufnahme praxisnaher Fallbeispiele erhalten Verpflichtete nun mehr Rechtssicherheit, aber auch deutlich größere Verantwortung.
Insbesondere die Konkretisierung der zeitlichen Vorgaben stellt eine Änderung von der bisherigen Verwaltungspraxis dar. Unternehmen und deren Geldwäschebeauftragte sind daher gefordert, interne Prozesse und Arbeitsabläufe auf diese neue Dringlichkeit auszurichten. Verzögerungen oder Nachlässigkeiten bei der Umsetzung können nicht nur zu empfindlichen Bußgeldern führen, sondern rücken die handelnden Personen zunehmend in den Fokus der Aufsicht.
Auch typische Fehlerquellen – etwa das Abwarten auf weitere Erkenntnisse oder unvollständige Angaben – werden nun klar adressiert. Wer die Praxisbeispiele und Handlungsempfehlungen der Orientierungshilfe zum Maßstab nimmt, kann eigene Meldeprozesse zielgerichtet überprüfen und Schnittstellen klar regeln.
Insgesamt gilt: Die Anforderungen an die Qualität und Schnelligkeit von Verdachtsmeldungen steigen. Alle Verpflichteten sollten dies zum Anlass nehmen, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen, Mitarbeitende zu schulen und technische wie organisatorische Anpassungen vorzunehmen. Nur so lassen sich regulatorische Risiken vermeiden und ein wirksamer Beitrag zur Geldwäschebekämpfung leisten.
