In Stein zu meißeln – Das ergänzte Nachweisgesetz im Arbeitsrecht

Man darf sich an den armen Legionär aus „Asterix als Legionär“ in der römischen Kommandantur in Condate erinnert fühlen, der die Personalliste in dreifacher Ausführung in Marmor meißelt …

Zwar hat mittlerweile Papier die Marmorplatte ersetzt und meistens dürften auch zwei Ausführungen genügen; ansonsten hat jedoch die Bürokratie seit dem römischen Reich nichts an ihrer Blütenpracht eingebüßt.

01.08: Ergänzung des Nachweisgesetzes tritt in Kraft

Zum ersten August treten die Änderungen des arbeitsrechtlichen Nachweisgesetzes mit weitreichenden Konsequenzen in Kraft. Hintergrund ist die europäische Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen, kurz: Arbeitsbedingungenrichtlinie.

Schon bisher verlangt das Nachweisgesetz, dass die wichtigsten Rahmendaten des Arbeitsvertrages schriftlich dokumentiert sind, unter anderem

• Name und Anschrift sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers,
• der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
• der Arbeitsort
• eine kurze Beschreibung der Arbeitstätigkeit,
• das Arbeitsentgelt einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,
• die Arbeitszeit,

und

• die Anzahl der Urlaubstage.

Neu hinzu kommen nun weitere Eckdaten, die auf Papier festzuhalten sind, wie zum Bespiel

• das Enddatum bei einer vereinbarten Befristung,
• die Dauer der Probezeit,
• der Zahltag und die Form, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird,
• Ansprüche auf Fortbildungen, die der Arbeitgeber bereitstellt,

und

• das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren.

In der Praxis ist davon auszugehen, dass kaum ein Musterarbeitsvertrag heute schon den neuen Dokumentationsanforderungen genügt. Wer hat je schon in einem Arbeitsvertrag einen Hinweis auf die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage gelesen? Der Verfasser dieses Blogs jedenfalls nicht und so jung ist er leider auch nicht mehr …

Ausnahme für Aushilfsverträge kassiert

Besser wird es auch nicht durch die Annahme des Gesetzgebers, dass lediglich bei 10% der Unternehmen Anpassungsbedarf bestünde. Praxisnähe sieht sicherlich anders aus! Zumal auch die bisherige Ausnahme für vorübergehende Aushilfsverträge von bis zu einem Monat ersatzlos gestrichen wird.

Nur Gedrucktes zählt

Allen Bekundungen zur Digitalisierung des Wirtschaftslebens zum Trotz bleibt die elektronische Form auch weiterhin ausdrücklich ausgeschlossen; allein bedrucktes Papier genügt der Formvorschrift des Nachweisgesetzes¹, obwohl die Arbeitsbedingungenrichtlinie dies durchaus zugelassen hätte. Insofern darf durchaus die Frage gestellt werden, wo denn Herr Digitalminister Wissing bei der Verabschiedung des Gesetzes abgeblieben war? Doch hoffentlich nicht beim Posten des letzten Mittagessens!

 Enge Fristen

Waren bislang bei neu abgeschlossenen Arbeitsverhältnissen die Nachweispflichten binnen eines Monats nach dessen Beginn zu erfüllen, so sind nunmehr, je nach Art der Angabe, die Niederschriften spätestens am ersten oder siebten Kalendertag und teilweise auch erst einen Monat nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn auszuhändigen. Kleiner Tipp am Rande: es darf auch alles zusammen am ersten Tag und sogar schon davor ausgehändigt werden.

Bei Verstößen kann´s teuer werden: Bußgeld

Die weitreichendste Neuerung im Nachweisgesetz dürfte darin bestehen, dass Verstöße gegen die Dokumentationspflicht mit Bußgeldern bis zu zweitausend Euro geahndet werden können. Die Fehlerquellen sind mannigfaltig: werden die aufgeführten Vertragsbedingungen „nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig“ ausgehändigt, hagelt es Bußgeldbescheide.

Zwar ist nun nicht zu erwarten, dass Heerscharen von Ordnungshüter ab dem ersten August die Personalabteilungen in Deutschland stürmen. Der ein oder andere nicht ganz freiwillig (aus-)scheidende Mitarbeiter könnte sich jedoch durchaus veranlasst sehen, seinem bisherigen Brötchengeber noch eins reinzuwürgen oder dessen Bereitschaft für eine höhere Abfindung etwas Nährboden zu geben …

 Bestehende Arbeitsverträge

Zu guter Letzt ein Trostpflaster für alle Arbeitgeber: Altverträge, die zum 1. August bereits bestehen, müssen nicht nachdokumentiert werden. Lediglich auf Verlangen ist einem ‚Alt-Arbeitnehmer‘ eine den neuen Anforderungen genügende Niederschrift auszuhändigen.

Allzu groß dürfte das Pflaster aber nicht ausfallen, denn die saubere Dokumentation des Arbeitsverhältnisses liegt im ureigenen Interesse des Arbeitgebers. Kommt es über eine nach dem Nachweisgesetz zu dokumentierenden Arbeitsbedingung zum Streit, dürfte die Beweislast für die entsprechende Regelung beim Arbeitgeber liegen.

1 zur Formwahrung durch beschlagene Marmorplatten war in der einschlägigen Literatur leider kein Hinweis zu finden, so dass hiervon aus Gründen der Höchstvorsorglichkeit abgeraten wird.