Nachdem im Teil 1 des Beitrags der Hintergrund zu den Änderungen der BaFin-Merkblätter „Merkblatt zu den Geschäftsleitern gemäß KWG, ZAG und KAGB” („Merkblatt zu den Geschäftsleitern“) und “Merkblatt zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und KAGB” („Merkblatt zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen“) (zusammen „Merkblätter“) erläutert und die geplanten Änderungen des Merkblatts Geschäftsleiter behandelt wurden, folgt hier eine kurze Darstellung von ausgewählten Änderungen des Merkblatts zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen.
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Anzeigeverfahren
Auch im Merkblatt zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen findet sich nicht mehr die Aussage, dass im Falle von englischen Unterlagen das zuständige Fachreferat der BaFin auf die Übersetzung verzichten kann.
Die BaFin gibt als Zeitrahmen für die Prüfung der entsprechenden Anforderungen vier Monate an. Im Falle von offenen Fragen kann die BaFin die betroffene Person interviewen.
Auch das Merkblatt zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen stellt jetzt klar, dass Verfahren, die wegen dauerhafter Verfahrenshindernisse (z.B. Verjährung) eingestellt wurden, im Gegensatz zu vorläufig eingestellten Verfahren nicht offenbart werden müssen.
Außerdem sind weiterhin Strafverfahren, die wegen Geringfügigkeit (§ 153 StPO) oder unter Auflage (§ 153a StPO) eingestellt wurden, zu erklären.
Im Rahmen der Beurteilung von Interessenkonflikten sind Verstrickungen zu Inhabern bedeutender Beteiligungen am anzeigenden Unternehmen als Fälle von Interessenkonflikten erfasst. Ebenfalls sind Gerichtsverfahren mit und konkurrierende Interessen gegenüber dem anzuzeigenden Unternehmen sowie dessen Konzernunternehmen anzuzeigen.
Anforderungen an Mitglieder des Verwaltungs- und Aufsichtsorgans
Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen müssen
- die entsprechende Sachkunde haben,
- zuverlässig sein,
- zeitlich verfügbar sein
- und unabhängig von den Aktionären (KAGB) sein.
i. Sachkunde
Auch in dem Merkblatt zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen wird betont, dass der entsprechenden Sachkunde in der Gesamtheit des Verwaltungs-/Aufsichtsorgans erhebliche Bedeutung zukommt.
Die erforderliche Sachkunde kann auch im Rahmen einer Fortbildung erworben werden. In der Regel ist die Sachkunde innerhalb von sechs Monaten zu erwerben. In Einzelfällen (z.B. bei saisonabhängigen Tätigkeiten) kann die Frist auf bis zu ein Jahr verlängert werden. Zudem sollen Neumitglieder spätestens einen Monat nach Amtseintritt wichtige Informationen über das Unternehmen erhalten und die Einführung soll spätestens nach sechs Monaten abgeschlossen sein.
Im Einklang mit den Leitlinien zählt die BaFin verschiedene Aspekte auf, die von dem Verwaltungs-/Aufsichtsorgan überwacht werden müssen und zu denen das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan daher entsprechende Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen haben muss.
ii. Zuverlässigkeit
In Übereinstimmung mit dem Merkblatt Geschäftsleiter und den Leitlinien wird auch im Rahmen der Zuverlässigkeitsprüfung des Mitglieds eines Verwaltungs-/Aufsichtsorgans das Kriterium der „Unvoreingenommenheit“ geprüft.
Des Weiteren führt die BaFin aus, dass Interessenkonflikte auch bestehen können, wenn das Mitglied bedeutende Beteiligungen an Konzernunternehmen des Instituts hält, nahe Angehörige bei Konzernunternehmen des Instituts tätig sind oder Rechtsstreitigkeiten mit dem Institut oder einem Konzernunternehmen bestehen. Die BaFin führt aus, dass von Interessenkonflikten betroffene Mitglieder sich im Falle von Interessenkonflikten der Stimme enthalten und dass im Rahmen der Eignungsprüfung der Mitglieder ein Augenmerk auf vermeintliche Interessenkonflikte gelegt werden sollen.
iii. Zeitliche Verfügbarkeit
In Einklang mit dem Merkblatt zu den Geschäftsleitern stellt die BaFin klar, dass die Aufnahme weiterer Mandate (auch politische Mandate) zu einer Neubewertung der zeitlichen Verfügbarkeit des betroffenen Mitglieds führen muss. Ebenfalls sind ehrenamtliche Tätigkeiten in die Beurteilung der zeitlichen Verfügbarkeit einzubeziehen, sofern sie nicht nur geringfügig sind
Pflichten des Verwaltungs-/Aufsichtsorgans
Im Merkblatt zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen finden sich im Abschnitt „Pflichten von Verwaltungs- oder Aufsichtsorganen, Ausschüsse“ Ergänzungen hinsichtlich der Zusammensetzung und Aufgaben von Ausschüssen und ausführliche Darstellungen zum Nominierungsausschuss.
i. Zusammensetzung von Ausschüssen
CRR-Institute von erheblicher Bedeutung sind verpflichtet, einen Risiko-, einen Prüfungs-, einen Nominierungs- und einen Vergütungskontrollausschuss einzurichten. Zu der Zusammensetzung dieser Ausschüsse weist die BaFin darauf hin, dass sich die Ausschüsse aus verschiedenen Personengruppen zusammensetzen und die Mitglieder der Ausschüsse rotieren müssen.
Zudem unterstreicht die BaFin, dass Ausschüsse klare Aufgabenstellungen haben und ihre Ergebnisse zum Zwecke der Berichterstattung an das Verwaltungs-/Aufsichtsorgan dokumentieren müssen.
ii. Nominierungsausschuss
Der Nominierungsausschuss hat die Aufgabe, Kandidaten für die Geschäftsleitung und das Verwaltungs-/Aufsichtsorgan vorzuschlagen bzw. zu empfehlen. Erstmalig enthält das Merkblatt zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen nun Vorgaben zum Nominierungsprozess und weitere Ausführungen zu den Aufgaben des Nominierungsausschusses.
Der Nominierungsausschuss hat bei der Kandidatenwahl eine aktive Rolle einzunehmen, insbesondere sollte der Nominierungsausschuss das Kandidatenprofil (Aufgaben, Fähigkeiten, Zeitaufwand etc.) schriftlich beschreiben. Des Weiteren ist eine geeignete Nachfolgeplanung für die Geschäftsleitung bzw. das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan sicherzustellen.
Der Nominierungsausschuss soll auch das Verwaltungs-/Aufsichtsorgan bei der Förderung der Diversität in der Geschäftsleitung bzw. im Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan unterstützen.
Auch soll der Nominierungsausschuss das Verwaltungs-/Aufsichtsorgan bei der Eignungsbewertung der Geschäftsleiter und der Mitglieder des Verwaltungs-/Aufsichtsorgans unterstützen. Bestimmungen und das Verfahren zur Eignungsprüfung sind in einer Eignungsrichtlinie aufzunehmen. Die Kontrolle über die Einhaltung der Eignungsrichtlinien obliegt dem Nominierungsausschuss, der auch Input bei der Erstellung der Eignungsrichtlinien geben soll. Eignungsbewertungen sind vor allem bei personellen Veränderungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungs-/Aufsichtsorgans erforderlich. Die Abläufe für die Auswahl und Ernennung von Inhabern von Schlüsselfunktionen sollen in den Eignungsrichtlinien geregelt werden.
Im Rahmen der Eignungsbewertung ist die individuelle Eignung der Mitglieder und die Gesamteignung der Geschäftsleitung und des Verwaltungs-/Aufsichtsorgans zu bewerten. Für die individuelle Bewertung kann die Liste von relevanten Fähigkeiten in Anhang III zum Merkblatt zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen verwendet werden. Die Bewertung der Eignung in der Gesamtheit kann auf Grundlage der Eignungsmatrixvorlage in Anhang II zum Merkblatt zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen durchgeführt werden. Die individuelle Eignung und die Eignung in der Gesamtheit sind fortlaufend zu überwachen und in bestimmten Fällen neu zu bewerten.
Ferner unterstützt der Nominierungsausschuss das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan bei der Überprüfung der Grundsätze der Geschäftsleitung für die Auswahl und Bestellung der Personen der oberen Leitungsebenen (zu denen auch Inhaber von Schlüsselfunktionen gehören) und bei diesbezüglichen Empfehlungen an die Geschäftsleitung.
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